社会人/Office
ブラックお仕事術！新社会人が身に付けておくべき5つの基礎
今年、学校を卒業して社会人になった人は、もうすぐ半年が過ぎようとしています。
これまでの学生生活から一変して、不慣れなことが多くあったのではないでしょうか？
今回は、新社会人が身に付けておくべき基礎的なポイントをまとめてご紹介します。
1.挨拶と笑顔
まずは挨拶をしっかりしましょう。
挨拶はとっても大事です。挨拶がちゃんとできる人としない人では、上司や顧客(特に年配)からの見え方が違います。また、挨拶だけではなく、笑顔も大事です。
仕事は、結局は人と人との関わりで行われます。要は、コミュニケーションが大事なのですが、いきなりコミュニケーションといっても難しいので、まずは相手からよく思われるように「しっかりとした挨拶」と「いい笑顔」ができるようになりましょう。
この2つができるだけで、周りからの見え方はぐんと良くなります。
第一印象は結局のところ外面、外見なのです。また会いたいと思ってもらえるかどうかが仕事でも大きく関わってくるでしょう。
略すと『報連相』ですね。社会人になったらまずこれが必須。
仕事を進める上で必ず必要になります。
報連相のポイントは2点。
●トラブルほど速く伝える
トラブルが自分のミスが原因だった場合、度合いが大きいほど上司に伝えるのは怖いものです。上司にきつく怒られるかも…。と報告するのを恐れてしまいがちです。しかし、あなたが考えているほど意外と怒られたりしなかったりします。叱られはするけど、怒られない。ラッキーなことに優秀な上司ほど怒りません。どうしてでしょう？
部下がミスをした場合、上司は速やかにそれをフォローして回復しなければなりません。それが上司の仕事です。その際、ミスの発覚が早ければ早いほど迅速かつ柔軟に対応できるのですが、報告が遅れ、末期状態で報告を受けても上司は途方にくれてしまいます。すぐに報告を受ければ対処できたものも、時間が経つことによって取り返しのつかない状況になってしまうことがあるからです。これは上司だけでなく、組織、会社全体にとっても損なのです。
優秀な人ほどそれを理解しているので、ミスの報告に対して怒ることはありません。すぐに報告しても怒られるのは、その上司が優秀でないかあなたがアンラッキーなだけです。
●経過を断続的に伝える
トラブルが起こった後などは、対応の経過を伝えましょう。その際にはどのように対応して・どうなって・現状はどうか、の3点を報告します。これが無いと、上司は現状がどうなのか、仕事をしていないんじゃないのか？と思われてしまいます。実際はそんなことなくてもです。
報告のタイミングに付いてはケースバイケースなので難しいところですが、なるべく先手を打って報告をしましょう。
例えば「○○時まで対応してみて、また現状報告します」などとあらかじめ報告予告をしておくのもいいでしょう。そうしたら上司はそれまで別の仕事に集中できますし、あいつは問題をほったらかしているのではないか、と不安に思われることもありません。
見積もりというと規模の大きなものを想像するかも知れませんが、取り組むものはとても小さいものからです。
例えば家や車を作るとして、いきなり手当たり次第作り始めて完成させることはできません。最初に設計図を書いて、パーツ一つ一つを丁寧に作り、的確に組み合わせることで完成するものです。見積もりも全く同じ考え方です。大きな仕事を小さい作業に分割し、小さい作業に掛かる時間をなるべく正確に予測し、それを集めることで大きな仕事の見積ができるのです。
作業前に作業時間を予測し、作業後にどれくらい掛かったかの実時間と突き合わせてズレを調整する。この繰り返しです。
人間は得手不得手というものがあります。プレゼンテーションが得意な人、資料を作るのが得意な人、パソコン作業が苦手な人、調べ物が苦手な人。色々あります。なので、一概に「この作業にはコレくらい掛かります」というのはできません。大事なのは、自分が何を得手不得手としていて、それにはどれくらいの時間が掛かるかを、なるべく正確に把握することです。
まず自分だったらどれくらいで可能か、という「自分見積もり」ができるようになりましょう。「自分見積もり」が出来ない人は、とにかくやってはみたけど最終的に間に合わない！どうしよう！と焦ってしまう人が多いです。
「自分見積もり」をすることで、大よその作業時間や優先順位を付けられるようになります。
まったく見当がつかない、という人は、ほんのちょっと5分だけでもいいので、その仕事に手を付けてみましょう。そうするとこれはこのくらいかかりそうだ、とかなんとなく分かるかもしれません。
まずは、やるべき事や言われたことをメモする習慣を付けましょう。
メモを取るときのポイントは2つ。
●解るまで確認する
「こういうことで合っていますか？」としつこいくらい確認しましょう。相手もあなたが新人だからすぐに理解できないことは解るでしょう。むしろ、よく解ってない人に作業依頼して全く違うものを作られても困るので、優秀な人ほど認識合わせは念入りにしようとします。
他の人は分かっているっぽいのに自分だけ恥ずかしい…！と思う必要はありません。みんなよく解らずに頷いたりしてるだけです。時には分かったふりも必要なのです。安心してください。
●5W1Hを意識する
メモというのは後々の自分へのメッセージなので、後から読んで思い出せるようになってる必要があります。そのために残しておかないといけないのが5W1Hです。そのうち、最低でも「いつまでに」「誰に」「何を」「どうする」の4点は書き残すようにしましょう。特に「どうする」は重要です。絶対に残しましょう。
具体的に言うと、「○○について」「○○資料」といった体言止で終わるようなメモは、後から読んで何をどうしたらよいのか意味がわかりません。「○○資料を作成する」「○○資料を△△さんにメールする」というように、行動を表す言葉でメモを取りましょう。
なにか作業をしたら必ず「成果」を残しましょう。「作業をする⇒成果が残る」という図式を覚えておきましょう。
調査作業など、調べていることに関して結局答えが見つからないまま時間が過ぎることはあると思います。その場合でも「○○を調べた」という記録を残しておきます。
これは業務保全というだけではなく、他の人が同じことで悩まないようにするためでもあります。
仕事は蓄積作業であることがほとんどです。「調べて解らなかった」のであればその事実も残しておきましょう。
以上、たった5つの基礎を抑えるだけで、できる大人に一歩近づけます！お試しあれ！